Le présent Règlement Intérieur permet de clarifier, d’expliciter ou de renforcer les Statuts. La numérotation des articles du présent Règlement Intérieur suit strictement la numérotation des articles des Statuts afin d’en faciliter la lecture. Les articles des Statuts ne nécessitant aucun complément d’information ne figurent pas dans cette liste.
Article 1 : Création – Dénomination – Affiliation
Article 5 : Membres, qualités des membres et radiation
5.3 – Détermination de la qualité des membres
5.11 – Communication et langues
Article 6.2 – Documents de l’association
ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT
Article 8.1 : L’Assemblée Générale (AG)
Article 8.1.1 : Attributions de l’AG
Article 8.1.2 : Obligation de l’AG
Articles 8.1.3 : Réunions de l’AG
Article 8.2.4 – Mission du CA :
Article 8.2.6 – Réunion du Conseil d’Administration :
Article 8.3 – Le Bureau Exécutif (BE)
Article 8.3.1 – Le Directeur Exécutif
Article 8.3.2 – Le personnel du Bureau Exécutif
Article 8.3.4 – Vacance de poste du DE
CONFLITS, REGLEMENT INTERIEUR, MODIFICATION DES STATUTS ET DISSOLUTION
GENERALITES
Article 1 : Création – Dénomination – Affiliation
L’affiliation et l’adhésion du FTA à d’autres entités et l’établissement de partenariats avec des entités externes seront proposées par le BE au CA et les motifs seront présentés à l’AG.
Article 2 : Objectifs
Les objectifs du FTA sont déterminés par les Statuts.
Les sous-objectifs et activités sont explicités dans un Plan Stratégique multi-annuel de 3 à 5 ans établi et proposé au CA par la DE et discuté et voté en Assemblée Générale.
Chaque grand axe d’activités est piloté par un responsable de projet ou un responsable d’unité de travail (BU) qui le conçoit et le propose au Bureau Exécutif.
Un Plan de Travail et Budget Annuel est élaboré par chaque projet et/ou unité de travail et soumis au CA par le Bureau Exécutif.
Article 3 : Durée
–
Article 4 : Siège social
–
Article 5 : Membres, qualités des membres et radiation
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Les membres de l’association:
- Sans exception sont tenus d’assister aux AG
- Sans exception ont un droit de vote aux AG
- Peuvent représenter un autre membre aux votes par procuration de l’absent(e) transmise au BE au plus tard trois (3) jours avant la tenue de l’AG
- Selon leur qualité, doivent payer leur droit d’adhésion conformément à l’article 5.5
- Selon leur qualité, doivent s’acquitter de leur cotisation annuelle conformément à l’article 5.8
- Peuvent apporter des supports matériels, immatériels, en nature ou monétaires à l’association FTA.
5.1 – Inclusivité
–
5.2 – Composition et qualité
L’association FTA est composée :
- des membres fondateurs : ceux présents lors de la constitution initiale de l’association
- des membres adhérents : ceux qui ont adhéré à l’association après sa fondation
- des membres bienfaiteurs : ceux qui ont contribués directement ou indirectement sous différentes formes, financière, matériel, travail, influence, au développement de l’association
- des membres d’honneur, qui sont qualifiés sur la base de leur qualité morale, leurs apports et/ou leurs contributions personnelles à l’association
5.3 – Détermination de la qualité des membres
La DE réunit une commission interne ou avec la participation de quelques membres du CA pour déterminer et/ou réviser la qualité de chaque membre au moins une fois par an.
5.4 – Admission
–
5.5 – Adhésion
Une personne souhaitant rejoindre l’association doit adresser une lettre de motivation par courrier conventionnel ou électronique au Bureau Exécutif de l’Association et selon sa catégorie, payer son droit d’adhésion conformément à la grille suivante :
| Qualité des Membres |
Nationalité Malgache |
Nationalité Africaine |
Autres nationalités |
|||
|
Physique |
Morale |
Physique |
Morale |
Physique |
Morale |
|
| Fondateur |
5.000 |
50.000 |
20 |
200 |
100 |
500 |
| Adhérent |
5.000 |
50.000 |
20 |
200 |
100 |
500 |
| Bienfaiteur |
– |
– |
– |
– |
– |
– |
| D’honneur |
– |
– |
– |
– |
– |
– |
Tableau des frais d’adhésions – En Ariary pour les malgaches et en USD pour les étrangers
Le droit d’adhésion doit être payé utilisant l’une des modalités suivantes :
- en espèce
- par virement bancaire
- par e-money
et doit être payé à l’adhésion pour les nouveaux membres.
Les frais d’adhésion perçus ne sont pas remboursables en cas de démission ou de radiation d’un membre.
5.6 – Adoption
La candidature d’un nouveau membre est présentée à l’Assemblée Générale sur proposition du Bureau Exécutif après recommandation d’au moins trois (3) des membres de l’association.
Un examen moral et professionnel est systématiquement effectué par le Bureau Exécutif avant la soumission d’un membre à l’AG.
5.7 – Remboursement
En cas de non acceptation d’un candidat par l’AG, le remboursement de ses frais d’adhésions doit se faire dans les délais de 15 jours après la non-adoption du candidat.
5.8 – Cotisation annuelle
La cotisation au FTA est annuelle et est fixée tenant compte des nationalités et de la catégorie du membre conformément à l’article 7 des présents statuts.
La cotisation annuelle doit être payée soit
- en espèce
- par virement bancaire
- par e-money
et doit être payées au plus tard quinze (15) jours avant l’AGO annuel pour tous les concernés.
Les cotisations perçues ne sont pas remboursables en cas de démission ou de radiation d’un membre.
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5.9 – Sanctions et radiation
Des sanctions pouvant entraîner la radiation définitive d’un membre ou d’un personnel peuvent être infligés en cas de manquements grave. Les manquements sont catégorisés comme suit :
- Manquement aux cotisations
- Toute irrégularité vis-à-vis du paiement de la cotisation peut résulter en la non-éligibilité d’un membre à un mandat. De plus, le membre ne pourra bénéficier des avantages offerts tels que formations, utilisation des matériels et biens …
- Les membres qui n’ont pas payé leur cotisation à la fin de l’année en cours doivent payer 50% en sus au moment du règlement de sa situation
- le non payement d’une cotisation après trois rappels successifs du responsable cotisation signifie automatiquement la perte de qualité de membre. Si le membre souhaite revenir, il doit faire une ré-adhésion
- L’absence non motivée aux AG.
- Elle est sanctionnée d’un paiement d’un montant de 5 000 Ar
- Le motif d’absence doit être parvenu auprès du Bureau Exécutif au moins une semaine avant l’AG
- Le non-paiement d’une sanction après rappel/avertissement
- Un troisième rappel peut entrainer la radiation d’un membre
- le non-respect du statut, du règlement intérieur et/ou de tout autre texte relatif aux procédures au sein du FTA
- l’utilisation du nom du FTA pour acquérir des avantages personnels (notamment fonds, matériels, profits divers) au nom de l’institution sans consentement préalable du FTA
- toute tentative constatée par les organes du FTA pouvant menacer la cohésion et/ou l’intégrité de l’association
- tout acte visant à discréditer et/ou compromettre l’image de marque de l’Association ou à lui nuire directement ou indirectement
- la profération de paroles humiliantes ou provocatrices en publique
- l’emprise d’un produit pouvant influer sur le comportement, tels que drogue et alcool,… pendant les réunions et les activités liés au FTA
- les insubordinations et manquements à des obligations relatives à une intervention et responsabilité que l’intéressé doit accomplir, notamment lors des travaux de terrain et prestation au nom du FTA
Le Directeur Exécutif est libre de suspendre un personnel de la DE à tout moment si des fautes graves sont constatées
Le CA est libre de suspendre le Directeur Exécutif à tout moment si des fautes graves sont constatées
L’AG du FTA est libre de suspendre et de radier un membre, un personnel de la DE, un membre du CA si des fautes graves sont constatées.
5.10 – Système de vote
Les modes de votes acceptables au FTA sont précisés dans les statuts à l’article 5.10. Le PCA avec l’aide du DE déterminera le mode de vote à appliquer pour chaque décision à prendre en AG.
Les prises de décision au sein du FTA doivent s’effectuer en respectant le quorum.
Si le quorum fixé dans les statuts (Article 8.1.3.3) n’est pas atteint lors d’une Assemblée Générale Ordinaire (AGO) ou d’une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE), une deuxième réunion se tient dans les délais minimum de deux (2) semaine et avant un délai maximum d’un mois.
5.11 – Communication et langues
Par souci de qualité et pour respecter don identité et son image, seul les membres du CA et le DE ou une tierce personne déléguée par le CA a le droit de communiquer officiellement au nom du FTA.
Le responsable de communication désigné au sein du Bureau Exécutif facilite la communication entre les membres et avec les différentes instances. Toute demande de rendez-vous officielle avec des instances internes ou externes passent à travers cette structure.
Les administrateurs et cadres dirigeants du FTA doivent être présentés avec leur photo dans une rubrique spéciale du site web du FTA.
Les communications entre les membres de l’association FTA peuvent se faire par voie électronique et le Bureau Exécutif a l’obligation de mettre tous les documents officiels de l’association sur un site intranet auquel ont accès les membres de l’association selon leurs catégories ainsi que spécifié dans l’article 6.2.
RESSOURCES
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Article 6 : Ressources
–
Article 6.1 – Provenance des ressources
–
Article 6.2 – Documents de l’association
La tenue des documents et comptabilités relatifs à l’Association sont informatisée.
La diffusion des documents relatifs à l’Association FTA peut être large ou sujette à des restrictions comme ci-dessous :
| Documents | Diffusion | Autoris.PCA | Autoris.DE |
| Statuts | Large diffusion | ||
| Règlements Intérieurs | Large diffusion | ||
| Manuels de Procédures | Diffusion interne et aux partenaires | ||
| Plan Stratégique | Large diffusion | ||
| Plan de Travail Annuel | Diffusion interne et aux partenaires | ||
| Budget et utilisation de fonds | Diffusion interne avec restrictions |
X |
X |
| Comptabilité et Finances | Diffusion interne restreintes |
X |
|
| Liste des Administrateurs et Personnels clés | Large diffusion | ||
| Rapports Techniques | Large diffusion | ||
| Rapports Financiers | Diffusion interne et aux partenaires | ||
| PV de l’AG | Diffusion interne | ||
| PV du CA | Diffusion interne avec restriction |
X |
|
| PV de la DE | Diffusion interne avec restriction |
X |
|
| PV des projets et BU | Diffusion interne avec restriction |
X |
Les documents du FTA doivent porter obligatoirement l’identité du FTA (le logo).
Les rapports financiers et techniques seront établis selon les exigences des bailleurs/donateurs et conformément aux Manuels de Procédures.
Toute personne désirant avoir accès aux documents du FTA doit en faire une demande écrite mentionnant la finalité et la justification de sa requête adressée au PCA ou au DE selon la nature du document et toute utilisation du contenu des documents du FTA doit être conforme à la finalité déclarée lors de la demande.
Les documents dits officiels sont des versions signées par les parties concernées (ex : Statuts, PV, règlements intérieurs, contrats, conventions, lettres administratives, convocations).
A défaut de documents officiels signés et acceptés comme originaux, la version Malagasy primera sur la version Anglaise qui primera sur la version Française.
6.3 – Compte bancaire
L’Association peut avoir plusieurs comptes bancaires.
Les cosignataires des comptes peuvent être différents mais doivent être validés par l’AG.
6.4 – Biens et Inventaire
Le livre d’inventaire doit être mis à jour annuellement par le responsable désigné de la DE.
Article 7 : Cotisation
La cotisation applicable au FTA suit la grille suivante:
| Qualité des Membres | Nationalité Malgache | Nationalité Africaine | Autres nationalités | |||
|
Physique |
Morale |
Physique |
Morale |
Physique |
Morale |
|
| Membres« non salariés » |
5.000 |
50.000 |
25 |
250 |
50 |
500 |
| MembresSalariés |
10.000 |
100.000 |
50 |
500 |
100 |
1.000 |
| Bienfaiteur |
– |
– |
– |
– |
– |
– |
| D’honneur |
– |
– |
– |
– |
– |
– |
Tableau des Cotisations annuelles – Ariary pour les malgaches et en USD pour les étrangers
ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT
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Article 8 : Organes d’administration et de fonctionnement
–
Article 8.1 : L’Assemblée Générale (AG)
L’Assemblée Générale est l’organe de délibération finale habilitée pour prendre toute les décisions importantes relatives à la vie de l’Association.
Les votes décisifs sont toujours pris à la majorité absolue des membres présents. En cas d’ex-aequo, un tirage au sort est effectué pour trancher.
Article 8.1.1 : Attributions de l’AG
En renforcement les attributions stipulés dans l’article 8.11 des statuts, les décisions suivantes nécessitent une réunion de l’AG car elles sont de la compétence de l’AG et non du CA ni de la DE :
- Acceptation de l’adhésion ou de la radiation d’un membre
- Nomination ou cessation d’exercice d’un membre du CA
- Nomination des cosignataires des comptes bancaire de l’association
- Changement et/ou amendement des statuts
- Changement et/ou amendement des règlements intérieurs
- Dissolution de l’Association
Article 8.1.2 : Obligation de l’AG
Les PV et les délibérations sont communiqués aux membres de l’association par mail ou dans l’intranet de l’association dans les sept (7) jours qui suivent la réunion.
Articles 8.1.3 : Réunions de l’AG
Les Assemblées Générales Ordinaires (AGO) ont lieu annuellement tandis que les Assemblées Générales Extraordinaires (AGE) peuvent être organisées dans tout cas extraordinaire et/ou urgent nécessitant la convocation de l’AG.
Les agendas de l’AG sont finalisés au cours de la semaine suivant l’envoi du mail de convocation et doivent être arrêtés au plus tard 48 heures avant l’AG afin d’être transmis par mail à tous les membres de l’association avant la rencontre.
La convocation pour l’AG ordinaire est envoyée quinze (15) jours ou au plus tard une semaine avant la réunion et doit solliciter les membres de l’association à envoyer leurs points d’agenda au plus tard 24 heures avant le début de la réunion.
Article 8.2 – Le Conseil d’Administration (CA)
–
Article 8.2.1 – Les membres du Conseil d’Administration
–
Article 8.2.2 – Mandat du Conseil d’Administration
–
Article 8.2.3 – Composition du Conseil d’Administration
–
Article 8.2.4 – Mission du CA :
Les manquements graves pour un administrateur sont :
- l’utilisation de sa position au sein du FTA pour soustraire des avantages pécuniaires personnels, notamment en participant aux travaux rémunérés commandités par le FTA
- l’intervention comme prestataire et exécutant direct des activités du FTA à tous les niveaux
- l’utilisation et la divulgation d’informations portant atteinte à l’intégrité et au bon fonctionnement de l’Association
- tout acte à caractère politique, religieux, ségrégationniste prouvé envers les membres et les personnels
Article 8.2.5- Appel à compétences externes :
–
Article 8.2.6 – Réunion du Conseil d’Administration :
Les membres du CA doivent assister aux réunions du CA et à l’AG.
Le Conseil d’Administration se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’association l’exige. Une réunion trimestrielle est un minimum recommandé.
Les convocations sont faites par lettres adressées à chaque administrateur et peuvent être envoyées par voie de courrier conventionnel ou électronique.
Le Conseil d’Administration ne délibère valablement que si la majorité au moins de ses membres est présente.
Les décisions sont toujours prises suivant la majorité. Dans le cas où les avis sont équitablement partagés et aucun compromis trouvé, la décision finale revient au Président.
Prise en charge et/ou remboursement
Conformément à l’article 8.2.6.3 des statuts, l’Administrateur a droit à la prise en charge et/ou au remboursement des frais vis-à-vis de ses responsabilités. L’indemnité de réunion est fixée et convenue avec la DE avant chaque mission.
En outre, l’administrateur peut soumettre au Conseil d’Administration une demande de remboursement raisonnable compte tenu des activités, dommages et préjudices subi ou enduré pour le compte du FTA. Un comité formé par le Conseil d’Administration et des compétences externes peut évaluer cette demande.
Article 8.2.7 – Attributions du Président du Conseil d’Administration (PCA)
–
Article 8.2.8 – Absence du PCA
–
Article 8.2.9 – Communication
Les résumés de réunion et les délibérations non-confidentielles du CA sont communiqués aux membres de l’association par mail ou dans l’intranet de l’association dans les sept (7) jours qui suivent la réunion.
Par souci de bonne gouvernance et de transparence, le Conseil d’Administration, en tant que garant de l’éthique et des bonnes pratiques peut être saisi à tout moment par les membres et staff.
Le Président du Conseil d’Administration, ou son Vice-Président à son absence est le premier contact indiqué.
Seules les demandes nécessitant des décisions seront traitées par le Conseil d’Administration. Celles relatives à des conseils et avis seront traitées par le Bureau Exécutif et son équipe.
Toute communication vers le CA sera communiquée à tous les membres du CA.
Le Conseil d’Administration possède au moins deux semaines à partir de la date de réception du courrier pour répondre à une demande. En cas de nécessité, le Conseil se réunit pour délibérer sur certains points et ceci n’excède pas quatre semaines après la réception du dossier.
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Article 8.3 – Le Bureau Exécutif (BE)
En renforcement des dispositions prévues par les Statuts, le Bureau Exécutif constitue l’autorité de mise en œuvre des orientations, directives et stratégies de l’Association. Elle regroupe tout le personnel du Bureau Exécutif du FTA, y compris les directeurs, managers, chefs et responsables de Projet et des Business Units et est dirigée par le Directeur Exécutif.
Article 8.3.1 – Le Directeur Exécutif
Le DE est responsable du management général du FTA. Il est recruté par le CA à partir d’une liste d’au moins trois candidats présélectionnés par une structure ad hoc émanant du CA. La procédure de présélection des candidats peut inclure une large diffusion d’appel à candidatures.
Le recrutement du BE doit faire l’objet de TDR et de contrat de travail signé par le PCA.
Le CA fixe les attributions du BE, lequel rendra compte de ses activités au Conseil d’Administration.
Article 8.3.2 – Le personnel du Bureau Exécutif
L’organigramme du BE peut être modifiée et appliquée par le Directeur Exécutif après approbation du CA et doit être annexé aux RI à chaque nouvel AG.
Article 8.3.3 – Attributions du BE :
–
Article 8.3.4 – Vacance de poste du DE
En cas d’absence temporaire du DE, ce dernier propose son Intérimaire parmi les Directeurs, Managers, Chefs et Responsables en exercice.
En cas de vacance prolongé du DE, le CA, en accord avec l’Article 8.3.4 des Statuts, nomme une Direction Collégiale issue du Conseil d’Administration et des personnels du Bureau Exécutif. Le Conseil d’Administration a un mois calendrier après constatation de la vacance du poste pour déclencher le processus de recrutement et de remplacement.
Article 8.3.5 – Communication
Communication avec la BE
Seul le Conseil d’Administration peut interpeller le Bureau Exécutif dans la conduite des affaires du FTA. Une communication simple peut être établie entre la DE et un membre quelconque du FTA mais une interpellation doit se fait par le biais du Conseil d’Administration.
Communications du BE
Les points essentiels/ résumé des réunions du personnel du BE, les PV des assemblées générales et les délibérations effectuées au sein de l’association doivent être recueillis et communiqués par le Bureau Exécutif aux membres de l’association par mail ou dans l’intranet de l’association dans les sept (7) jours qui suivent la réunion.
CONFLITS, REGLEMENT INTERIEUR, MODIFICATION DES STATUTS ET DISSOLUTION
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Article 9 : Conflits
La résolution des conflits suit l’organisation suivante selon les parties concernées :
- une instance ou une commission neutre de cette instance statue sur le conflit et émet sa décision
- si le conflit n’est pas résolu par la première instance, le dernier mot revient à l’instance suivante qui doit trancher définitivement sur le cas.
|
Parties en conflit |
Résolution |
Dernier mot |
| Entre simple membres | CA ou Commission du CA | AG ou commission ad hoc de l’AG |
| Entre membre et personnel du BE | CA ou Commission du CA | AG ou commission ad hoc de l’AG |
| Entre personnel de la DE | BE ou Commission du BE | CA ou Commission du CA |
| Entre membre et membre du CA | CA ou Commission du CA | AG ou commission ad hoc de l’AG |
| Entre membre du CA et personnel du BE | AG ou commission ad hoc de l’AG | |
| Entre membres du CA | AG ou commission ad hoc de l’AG |
Les résolutions de conflit doivent être effectuées au plus tard dans les deux mois après la réception du dossier.
La décision de l’Assemblée Générale est irrévocable quant à la gestion d’un conflit, à l’exception des délits de responsabilité civile, notamment les vols, les menaces et blessures corporelles, détournement de fonds etc.
Article 10 : Règlement intérieur et manuel de procédure
–
Article 11 : Modifications
Le Présent Règlement Intérieur entrera en vigueur à la date de son approbation par l’Assemblée Générale ;
Le Présent Règlement Intérieur peut être modifié par une Assemblée Générale remplissant les conditions requises des statuts du FTA.
Article 12 : Dissolution
–
Fait à Antananarivo, le 13 Décembre 2013